Beschluss(un)fähigkeit des Vorstandes ab 1.7.2021

[Damenlaeufer]

Wir alle haben die Möglichkeit, an Veränderungen - insbesondere Verbesserungen - zum Wohle des Vereins mitzuwirken.

Ich kann dies nur unterstreichen. Deshalb habe ich gestern unter "Meldestände" meine Bereitschaft erklärt, z.B. das Aktualisieren derselben zu übernehmen. Auch für weitere Aufgaben stehe ich zur Verfügung. Wir sollten mit- und nicht gegeneinander arbeiten, zum Wohle des Vereines.

Beste Grüße
Michael Höber

[JoergFuchs]

Für die Nachwahl wird auch um die Kandidatur eines Schatzmeisters gebeten. Ob sich der derzeitige Schatzmeister hier auch wieder zur Wahl stellt, ist mir nicht bekannt. Vor seiner kommisarischen Amtsübernahme hatte ich dieses Amt. Ich selbst werde aus verschiedenen Gründen auch diesmal nicht mehr kandidieren. Ein möglicher neuer Kandidat fragt sich nun aber ganz bestimmt: Was kommt denn da überhaupt alles auf mich zu? Um diese Frage weitgehend zu beantworten, habe ich daher hier die Aufgaben des BdF-Schatzmeisters zusammengefasst:

- Online-Kontoverwaltung des Vereinskontos; Auslagenerstattungen bei Vorstandsmitgliedern, Turnierleitern und Referenten, sowie Rechnungsbegleichungen mittels Überweisung durchführen;
- Archivierung von Unterlagen/Orginalrechnungen/Kontoauszügen
- Rechnungserstellung an verschiedene Firmen und Organsisationen (Versicherungen, Fernschachpost, Chessbase, Zugvogel usw.) bei Bedarf und/oder nach Aufforderung durch Geschäftsführer oder PR-Manager
- Verbuchung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen anhand der Kontoumsätze/Kontoauszüge zu dem jeweils dazugehörigen Buchungsposten
- Unterlagen/Aufstellung für den Jahresabschluß vorbereiten, fertigstellen und nach positivem Vorstandsbeschluss an den Steuerberater per Mail übermitteln
- Erstellung eines Tertialberichts pro Quartal
- Jährlich einen Etatplan erstellen (in Absprache mit dem Geschäftsführer)
- Jährliche Revision vorbereiten, Kontakt zu den Revisoren herstellen und die Unterlagen/Belege den Revisoren zur Verfügung stellen
- Jährliche Erstellung eines Rechenschaftsberichts für die Mitgliederversammlung
- Jährliche Erstellung des Jahresschreibens für die Mitgliederversammlung
- Regelmäßige Beteiligung an Abstimmungen im Vorstand per Mail (Vorstandsbeschlüsse)
- Anträge auf Vorstandsbeschlüsse stellen, wenn es um Belange der Mitglieder geht (z.B. Beitragszahlungen aus dem Sozialfond)
- Bearbeitung und Pfege der BdF-Mitgliederverwaltung. Hierzu zählen in erster Linie die Berechnung der Nenngelder; Verbuchen von Einzahlungen von Beiträgen und Nenngeldern und Guthaben anhand von Kontoeingängen; Beitritte und Austritte der Mitglieder verwalten; Datenpflege (Anschrift, Telefonnummer, Mailadresse); Mitglieder bei Zahlungsrückständen in regelmäßigen Abständen per Telefon, Mail oder per Post mahnen;
- Jährliche Jahressollstellung (Rechnungsstellung) durchführen;
- Bearbeitung und Beantwortung von Mails der Mitglieder, des Vorstands und der Turnierleitern in Bezug auf Guthaben/Nenngelder/Beiträgen/Mitgliederbestandsdaten;

Pauschale Auslagenerstattung: 100,00 € pro Monat;
Besondere Auslagen werden seperat erstattet!

Alle die sich das zutrauen und auf die das Profil passt, sind daher eingeladen, sich als Kandidat zur Verfügung zu stellen.

BG
J.Fuchs

[muetoe1943]

Aufgaben des Turnierdirektors:
- die Access Spielerdatenbank auf aktuellem Stand halten
- Erstellung der Startunterlagen für den gesamten Turnierbereich
- Erstellung von Ausschreibungen
- Betreuung der Turnierleiter
- Versand der kompletten Startunterlagen an den entsprechenden Personenkreis
- Betreuung der Pyramidenturniere (TL Tätigkeit)
- Aktualisierung von Meldelisten zum Abgleich mit dem Schatzmeister (erforderlich für den Start von Turnieren)
- Meldung von Informationen an den Webmaster zur Bereitstellung auf der BdF Homepage
- Beantwortung von Anfragen der Spieler
- Bearbeitung der NF registration list im ICCF und Betreung der BdF Spieler beim ICCF
- Und noch so einzeln anfallende Arbeiten

Grüße an alle die sich melden wollen
Michael Müller-Töpler

[Jens Rach]

Habe ich etwas überlesen oder wollte der Präsident nicht in dieser Woche über den Stand der Arbeit und die Entwicklung schreiben?

[Merlin43]

Für die Nachwahl wird auch um die Kandidatur eines Schatzmeisters gebeten. Ob sich der derzeitige Schatzmeister hier auch wieder zur Wahl stellt, ist mir nicht bekannt. Vor seiner kommisarischen Amtsübernahme hatte ich dieses Amt. Ich selbst werde aus verschiedenen Gründen auch diesmal nicht mehr kandidieren. Ein möglicher neuer Kandidat fragt sich nun aber ganz bestimmt: Was kommt denn da überhaupt alles auf mich zu?

Hallo,
nachdem Jörg die Aufgaben des Schatzmeisters noch einmal detailliert dargestellt hat, hier ein paar Anmerkung von mir als dem aktuell kommissarischen Schatzmeister.

Zuerst einmal eine Richtigstellung:
Ein Terzialbericht wird nicht quartalsweise erstellt, sonst hiesse er auch glaub ich Quartalsbericht.
In diesem Bericht wird kurz festgehalten, welche Tätigkeiten in den letzten 4 Monaten durchgeführt wurden, aber gerne auch, was die nächsten Ideen sind. Dieser Bericht wird von allen Vorstandsmitgliedern jeweils für Ihren Bereich erstellt, ist also nicht nur vom Schatzmeister zu leisten.

Zur eigentlichen Tätigkeit:
Im Großen und Ganzen hat Jörg das richtig zusammengefasst.
Ich möchte noch folgendes ergänzen:
- Es werden ein Laptop mit der aktuellen Microsoft Software für die Arbeit zur Verfügung gestellt.
- Zur Zeit haben wir es erreicht, dass Anfragen der Turnierleiter innerhalb 48 Stunden, meistens schneller beantwortet werden.
- Anfragen des Turnierdirektors werden ebenfalls innerhalb von 48 Stunden, meistens schneller beantwortet. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Anfragen für ICCF und BdF Turnier innerhalb dieser Zeit erledigt werden können. Eine enge, im Vorfeld mit den TL und dem TD getätigten Abstimmung macht das möglich.
- Anfragen von Mitgliedern werden wenn immer möglich innerhalb von 24 Stunden erledigt.

Geschätzter Aufwand im Schnitt 1 Stunde pro Tag, wenn man die Eingaben wirklich täglich aktualisiert.
Durch eine entsprechende App der Commerzbank und einem dazugehörigen Online Zugang, ist das ohne Stress zu bewerkstelligen.

Da ich nicht als Schatzmeister kandidieren werde, die Gründe sind besonders bei dem doch sehr erschreckenden Ton und mangelnden Respekt einzelner Personen, gewählten Vorstandsmitgliedern gegenüber zu suchen, werde ich eine ausführliche und detaillierte Einarbeitung gewährleisten.
Für nähere Rückfragen bei Interesse an dem wirklich sehr interessanten Amt des Schatzmeisters stehe ich unseren Mitgliedern gerne telefonisch unter 0172 279 85 81 zur Verfügung. (Ich bin hier im Forum nur sehr selten zu finden, daher geht es über diesen Weg einfach schneller. Ich rufe auch gerne zurück.

Viele Grüße
Peter Bieker

[JoergFuchs]

Hallo Peter!

Danke für Deine zusätzlichen Ergänzungen und Erläuterungen.

Von mir hier nur noch eine Anmerkung:
Da Du die von mir aufgeführte Jahressollstellung selbst bisher noch nicht durchführen musstest (nächste Durchführung ca. 01.12.2021), stehe ich hierfür dem neu zu wählenden Schatzmeister für Fragen zur Verfügung. Meine persönlichen Daten sind ja auf unserer Homepage hinterlegt.

BG
J.Fuchs

[Bekemann]

Zu einer guten Vorstandsarbeit gehört auch das Arbeiten als Team. Damit ist Aufwand verbunden, dessen Akzeptanz aber immens wichtig ist. Zwei Punkte dazu:
1. Erfahrungsgemäß fallen jährlich bis zu rund 50 Entscheidungen an, die vom Gesamtvorstand zu treffen sind. Ein erheblicher Anteil davon sollte innerhalb des Vorstands - ggf. auch darüber hinaus - gut diskutiert werden. Dafür sind Interesse für Vereinsbelange, die über das spezielle eigene Ressort hinausgehen, sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in solche Themen und zur aktiven Teilnahme an der Diskussion erforderlich.
Wer seine Mitarbeit im Vorstand mehr oder weniger auf die reinen Sachaufgaben des Ressorts beschränkt, kommt den an die Mitgliedschaft im Vorstand gesetzten Anforderungen nicht ausreichend nach. Der Aufwand, der für die Erfüllung der ressortübergreifenden, allgemeinen Vorstandsarbeit verbunden ist, sollte als selbstverständlich akzeptiert und einkalkuliert werden.
Wer sich weiter informieren möchte, kann die bis zum 31.12.2020 in den jährlichen Beschlussverzeichnissen veröffentlichten Beschlüsse einsehen und daraus Rückschlüsse auf den jeweiligen Diskussionsbedarf ziehen.
2. Änderungen/Maßnahmen, die ein Vorstandsmitglied in seinem Ressort vorzunehmen plant und die Auswirkungen auf die Aufgabenerledigung anderer Vorstandsmitglieder haben können, müssen diskutiert und abgewogen werden. Auch der hierfür erforderliche Aufwand ist wertvoll und sollte einkalkuliert werden.

Viele Grüße
Uwe Bekemann